Корпоративна пошта

Один з основних сервісів Office 365 – сучасна корпоративна пошта.

Надійний пароль

При першому вході тимчасовий пароль, наданий адміністратором треба змінити. Новий пароль, який задає користувач повинен відповідати вимогам надійності. Після зміни паролю надійно збережіть його та не надсилайте нікому включаючи адміністратора. Адміністратор не веде облік та не знає паролів користувачів. Він лише може призначити тимчасовий у випадку запиту користувача, який втратив власний пароль.
Також при вході на чужий комп’ютер або комп’ютер до якого мають доступ інші особи, зніміть галочку запам’ятання паролю.

Але для використання всіх її переваг потрібне розуміння та безумовне використання правил користування нею. Корпоративна пошта принципово відрізняється від персональної пошти та соціальних мереж.

  • В першу чергу за метою – досягнення корпоративних цілей, а не збільшення об’єму спілкування, залучення все більшої кількості учасників та розміщення реклами.
  • Наявністю адміністрування: З метою спрощення спілкування на адміністратора перекладається вся робота по створенню стандартизованих акаунтів користувачів та надання їм відповідних прав.
  • Адміністратор:
    – впорядковує акаунти та назви груп та ресурсів.
    – утворює групи користувачів.
  • В корпоративному просторі створюються стандартні групи:
    – розсилання – фактично одна загальна адреса групи,
    – групи Office 365 – мають також певні власні ресурси, наприклад, свій окремий календар, задачі, сайт для розміщення матеріалів,
    – Teams – сервіс призначений для реалізації тісної співпраці, з інструментами колективного обговорення, постановки задач, прийняття рішень.

Робота у корпоративному просторі має певні особливості:

  • Адреси корпоративної пошти не повинні бездумно розповсюджуватися та публікуватися на відкритих сайтах, оскільки це призводить до збільшення спамового навантаження на користувачів.
  • Не передбачається розсилання на групові адреси персональних розмов користувачів.
  • У випадках систематичного отримання небажаної пошти відмічати її відповідним чином або сповіщати адміністратора.
  • Уникати надсилання багатої кількості та великих за об’ємом файлів, а замість цього розміщати їх у відповідних місцях корпоративних сайтів SharePoint.
  • Кожний лист, а також вкладення листів повинні бути поіменовані зрозумілим чином, який відповідає змісту документу.
  • Уникати розсилання виконуваних (executable) файлів та архівів закритих паролем. Замість парольних архівних файлів рекомендується закривати доступ за допомогою прав адміністрування у хмарних сховищах.
  • Не використовувати робочі акаунти для персональних покупок та підписання на соціальні розсилки. Для цієї мети створіть собі персональну скриньку в одному з сервісів надійних провайдерів:
    Microsoft (для Windows – персональний Microsoft-акаунт);
    Google (для Android – персональний Google-акаунт);
    Apple (для iPad, iPhone, Mac – персональний Apple-акаунт).
    Такий акаунт надає Вам також доступ до магазинів відповідних операційних систем.

Не зважаючи на те, що всі листи та вкладення електронної пошти перевіряються трьома незалежними антивірусними движками та засобами спам-захисту, особливо актуальні на сьогодні є також загальні правила безпеки.